Cumplir no debería ser un lujo

Cumplir no debería ser un lujo

Hay algo que en México hicimos mal con el cumplimiento: lo convertimos en un lujo. Durante años construimos alrededor de la regulación una industria de palabras complicadas, metodologías interminables, matrices de riesgo, manuales de cientos de páginas, cursos, certificaciones, auditorías y sistemas que pueden costar más de lo que muchas pequeñas empresas están dispuestas, o incluso pueden permitirse, pagar. El problema es que la regulación no solamente aplica para grandes corporativos con departamentos jurídicos, equipos de Compliance y presupuestos millonarios. También aplica para el empresario que vende automóviles, comercializa maquinaria, desarrolla inmuebles, renta propiedades, presta determinados servicios profesionales o realiza operaciones que, muchas veces sin saberlo, son consideradas Actividades Vulnerables.

Pensemos en algo muy sencillo. Un pequeño empresario vende dos o tres tractocamiones al mes. Su principal preocupación siempre ha sido vender, cobrar, pagar nómina, administrar inventarios, conseguir clientes, mantener márgenes saludables y, naturalmente, cuidar cuánto dinero se va en impuestos. Durante años ha construido un negocio alrededor de su producto, no alrededor de la regulación. Sin embargo, un día descubre que la actividad que realiza está sujeta a obligaciones específicas en materia de prevención de lavado de dinero y que, a partir de ese momento, debe entender una legislación que nunca formó parte de su modelo de negocio.

De pronto tiene que saber si alcanzó un umbral de identificación, integrar expedientes de clientes, identificar beneficiarios controladores, conservar documentación, determinar cuándo presentar avisos, revisar operaciones, comprender qué es una Persona Políticamente Expuesta, establecer políticas internas, capacitar personal, evaluar riesgos, implementar mecanismos de monitoreo y prepararse para una posible auditoría. Todo esto tiene una razón de existir. El lavado de dinero es un problema serio y quienes realizan Actividades Vulnerables forman parte del sistema de prevención. El problema comienza cuando la solución que ofrecemos al empresario consiste en agregarle todavía más burocracia a la burocracia.

Ahí es donde el cumplimiento empieza a perder sentido práctico. Cuando para resolver una obligación regulatoria entregamos otras veinte obligaciones administrativas; cuando le decimos al empresario que necesita contratar especialistas, comprar sistemas, capacitar empleados, desarrollar metodologías, contratar auditorías, revisar cientos de documentos y aprender una regulación que, francamente, no tendría por qué dominar. Porque ese empresario no quiere convertirse en especialista en prevención de lavado de dinero. Quiere vender tractocamiones. Quiere vender inmuebles. Quiere comercializar vehículos. Quiere prestar servicios. Quiere generar dinero. Y ahí es exactamente donde nace Tax & Compliance.

Existe una industria que durante años ha vendido el cumplimiento explicándole al cliente lo extraordinariamente complicado que es cumplir. Se habla de matrices de riesgo, metodologías, ponderaciones, factores, mitigantes, perfiles transaccionales, expedientes, certificaciones, cursos, auditorías y modelos de evaluación. Todo eso existe y, en muchos casos, es necesario. Nosotros simplemente creemos que esa complejidad no debería convertirse en el problema cotidiano del cliente. En Tax & Compliance podemos hablar durante horas de metodologías de riesgo, KYC, beneficiario controlador, monitoreo transaccional, auditoría, tipologías de lavado de dinero o criterios regulatorios, pero frente al empresario nuestra explicación es mucho más sencilla: cumplimos.

Eso es lo que compra nuestro cliente. No compra un manual que después deberá implementar por su cuenta. No compra una matriz de Excel que alguien en su empresa tendrá que aprender a administrar. No compra veinte horas de consultoría para recibir al final una lista de pendientes. Compra un sistema de cumplimiento funcionando. Porque existe una enorme diferencia entre asesorar a alguien sobre cómo cumplir y realmente hacerse cargo de que ese cumplimiento suceda todos los días. Tax & Compliance nació para hacer lo segundo.

Volvamos al ejemplo del empresario que vende tractocamiones. Su negocio está creciendo, tiene vendedores, clientes, proveedores, inventario, financiamiento, cuentas por cobrar, impuestos, nómina y decenas de problemas operativos todos los días. La respuesta tradicional sería decirle que necesita desarrollar una metodología de enfoque basado en riesgos, segmentar clientes, establecer criterios de clasificación, implementar políticas de identificación y conocimiento del cliente, integrar expedientes, determinar beneficiarios controladores, monitorear operaciones, establecer mecanismos automatizados, capacitar a su personal, presentar avisos y preparar su auditoría. Todo eso puede ser correcto desde un punto de vista técnico, pero es profundamente ineficiente si el empresario termina siendo quien debe aprender, administrar y ejecutar cada uno de esos procesos.

Nosotros preferimos decirle algo mucho más sencillo: danos el control de tu cumplimiento. Nosotros construimos la estructura, implementamos el sistema, administramos los expedientes, vigilamos vencimientos, analizamos operaciones, preparamos y presentamos los avisos que correspondan, capacitamos, documentamos y mantenemos la operación preparada para una revisión. Cuando jurídicamente corresponda y se formalice la designación respectiva, podemos asumir además la función de Representante Encargado del Cumplimiento ante la autoridad. Eso cambia por completo la relación entre el cliente y su asesor, porque dejamos de ser el despacho que aparece una vez al año para explicarle todo lo que hizo mal y nos convertimos en parte de su sistema de cumplimiento.

También existe otra contradicción que vale la pena discutir. Nunca habíamos tenido tanta tecnología disponible para administrar riesgos y, sin embargo, cumplir sigue siendo extraordinariamente caro. Hoy existen herramientas capaces de automatizar expedientes, monitorear operaciones, generar alertas, administrar vencimientos, clasificar clientes y conservar evidencia de manera mucho más eficiente que hace algunos años. Entonces la pregunta es inevitable: si tenemos mejores sistemas, más automatización y mejores herramientas, ¿por qué seguimos tratando el cumplimiento como si cada expediente tuviera que revisarse manualmente dentro de un despacho lleno de archivadores?

La tecnología debería hacer más barato cumplir, no más caro. Ese es otro principio sobre el que construimos Tax & Compliance. Una regulación compleja no necesariamente necesita una operación compleja. Si detrás existe una metodología correcta, especialistas que entienden la regulación y tecnología capaz de automatizar buena parte del trabajo, es posible administrar el cumplimiento de una empresa de manera mucho más eficiente. Y esa eficiencia necesariamente tiene que reflejarse en el precio.

Porque también tenemos que decir algo incómodo: cuando cumplir es demasiado caro, terminamos incentivando el incumplimiento. No porque todos los empresarios quieran violar la ley, sino porque cuando una pequeña empresa descubre que necesita pagar sistemas, asesores, cursos, auditorías y horas de personal únicamente para atender una obligación regulatoria que no genera ingresos, la reacción natural es postergarla. Primero dicen que después lo harán, que nunca los han revisado, que el contador se encarga o que solamente presentan los avisos. Después pasan los años y el cumplimiento se convierte en una colección de expedientes incompletos, avisos presentados sin sustento, documentos faltantes y decisiones que nadie sabe explicar.

Hasta que llega la autoridad.

Y entonces el costo cambia completamente.

El objetivo de un buen sistema de Compliance no debería ser preparar una gran defensa después del problema. Debería ser evitar que el problema ocurra. Por eso desde el primer día buscamos tomar control de la operación de cumplimiento: entender el negocio, identificar las obligaciones, ordenar los expedientes, establecer el sistema, revisar clientes, controlar avisos, generar evidencia y mantener trazabilidad. Queremos que cuando alguien pregunte qué se hizo exista una respuesta; que cuando pregunte por qué se hizo exista una metodología; y que cuando pregunte dónde está la evidencia podamos mostrarla.

El cumplimiento bien hecho tiene algo profundamente aburrido: todo está donde debería estar. Los expedientes están completos, los avisos tienen soporte, las decisiones están documentadas, los riesgos están identificados y la evidencia existe antes de que alguien la pida. Eso es precisamente lo que buscamos. No que el cliente viva pensando en prevención de lavado de dinero, sino que deje de tener que pensar en ello porque existe un sistema funcionando detrás de su negocio.

También entendemos que ninguna estructura elimina por completo el riesgo de una revisión. El SAT puede requerir información, la autoridad puede revisar, puede existir una diferencia de criterio o puede surgir una observación. Y ahí tampoco desaparecemos. Si la autoridad llega, estamos contigo. Para nosotros no tendría sentido administrar durante años el cumplimiento de una empresa y, cuando aparece un requerimiento, decirle al cliente que ahora necesita buscar otro abogado para entender lo que hicimos.

Conocemos el expediente, conocemos la operación, conocemos la metodología y conocemos la regulación. Por eso creemos que la defensa comienza mucho antes de que llegue una autoridad. Comienza construyendo correctamente el cumplimiento desde el día uno. Una buena defensa no empieza con un escrito jurídico; empieza con un expediente bien integrado, una operación documentada, una metodología coherente y evidencia suficiente para demostrar que las obligaciones fueron atendidas correctamente.

Eso es Tax & Compliance (Búnker). No queremos convertir empresarios en Oficiales de Cumplimiento. No queremos impresionarlos utilizando palabras complicadas. Tampoco queremos que paguen precios desproporcionados simplemente porque la regulación es difícil de entender. Queremos que hagan lo que saben hacer: vender, construir, invertir, contratar, crecer y generar dinero. Nosotros hacemos lo nuestro.

Detrás del Búnker que construyamos para cada uno de nuestros clientes habrá abogados, especialistas certificados, tecnología, metodologías, matrices de riesgo, monitoreo, capacitación, expedientes y cientos de controles que probablemente el cliente nunca quiera conocer. Y está bien. Ese es precisamente nuestro trabajo. El empresario no tiene que vivir pensando en cuándo vence un aviso de prevención de lavado de dinero, no tiene que convertirse en experto en la LFPIORPI ni pasar sus noches tratando de descubrir si integró correctamente el expediente de un cliente. Solo necesita saber una cosa: está cumpliendo.

Y si algún día la autoridad toca la puerta, tampoco tendrá que enfrentarla solo.

Para eso construimos Búnker.

Búnker. Cumplir sin convertir el cumplimiento en tu negocio.